Как правильно хранить документы и бумаги в арендованном боксе?

Несмотря на цифровизацию бизнеса, сотрудники в компаниях вынуждены распечатывать, заполнять бумажные формы. Владельцы компаний обязаны хранить их определенное время, предоставлять надзорным государственным органам. Бумажные варианты пригодятся для защиты интересов при юридических, судебных разбирательствах. Возникает вопрос, где и как хранить документы, не отдавая под архив помещение, сейфы.

Сортировка подготовка и учет

Перед началом подготовьте бумаги. Есть две схемы. Первая предполагает расположение их в хронологическом порядке с нумерацией. Для удобства хранения составьте опись документов с номерами, наименованиями и количеством страниц. Составьте лист-заверитель. Укажите общее количество листов, сделайте пометку о нарушении их физического состояния.

Второй способ – сортировка по категориям: счета, чеки, договора, приказы… Проработайте каждую стопку отдельно. Разложите бумаги по датам, востребованности, алфавиту. Используйте сортировку, которой удобно будет пользоваться. Составьте каталог – сотрудникам не придется тратить много времени для поиска нужных бумаг.

Документы, к которым при хранении нужен постоянный доступ, переведите в электронный формат – отсканируйте их. Боитесь за безопасность? Выделите им место в сейфе, в нем удобно хранить небольшие объемы бумаг.

Экспертиза ценности перед хранением

Перед принятием решения, где хранить документы, проводят экспертизу. Приглашают опытных, квалифицированных специалистов компании. Сотрудники определяют сроки, составляют правила работы с номенклатурным перечнем, методические пособия. Эксперты решают, какие документы подлежат утилизации, учитывая сроки хранения, фактически прошедшее время с момента выпуска акта.

Сформированные бумажные дела не должны содержать больше 250 листов, превышать 4 см в толщину. Папки прошивают на 4 прокола, малоформатные дела – в 3. Дела должны иметь картонную обложку.

После сортировки, экспертизы бумаги на хранение размещают:

• в контейнеры;

• сейфы;

• архивные короба;

• футляры.

Документы постоянного хранения располагают, например, в коробках, в случае временного хранения – в связках. В таком виде их транспортируют в заранее подготовленное место.

Где хранить бумаги компании?

Бухгалтерская, кадровая, юридическая и прочая документация должна находиться в сухом темном помещении, где поддерживается постоянная температура и влажность 50-55 процентов. Хранилище должно:

• оснащаться вентиляцией, устройствами очистки воздуха от пыли;

• быть компактным, эргономичным;

• содержаться в чистоте

В нем должны быть созданы условия, исключающие возможность появления грибка, грызунов, насекомых.

Подходящие условия предлагают компании, сдающие в аренду склад/бокс. В них подскажут, как правильно хранить документы, помогут подобрать подходящее по площади помещение. При выборе компании изучите степень автоматизации. На полностью автоматизированных складах есть электронная система доступа по пин-коду. Есть компании, где боксы закрываются на навесной замок. Доступ к ним происходит в присутствии администратора.

Сделайте акцент:

• на наличие специального оборудования для хранения: стоек, шкафов, контейнеров;

• режим работы (одни склады работают круглосуточно, другие – в определенные часы);

• скидки при заключении договора на длительный период хранения;

• удаленность от организации, ее филиалов, дома.

Поступающие на хранение документы размещают на передвижных/стационарных стеллажах их металла. Они не должны находиться близко к наружным стенам здания, источникам отопления.

Изучите, насколько на складе соблюдается правильный противопожарный и охранный режим. Последний обеспечивают средствами охраны и инструментами контроля доступа.

Склад Prostor – место, где можно арендовать отдельный склад под хранение важных документов, архив. Клиентам будут предоставлены упаковочные материалы, инструменты, стеллажи и остальное, что может пригодиться для безопасного размещения бумаг. При необходимости специалисты проконсультируют, в каком виде нужно хранить документы, помогут правильно подобрать помещение на несколько месяцев, год или другой срок. Закажите услугу на сайте компании. С вами свяжутся специалисты для уточнения всех нюансов.